Ħaddiema tħallsu iktar meta siefru f’isem l-Istitut għall-Edukazzjoni

L-Uffiċċju Nazzjonali tal-Verifika enfasizza ċerti nuqqasijiet li saru fl-Istitut tal-Edukazzjoni forsthom dwar ħlasijiet żejda li saru mill-ħaddiema tal-Istitut meta siefru kif ukoll irċevuti tal-VAT li ma ngħatawx.

L-Istitut tal-Edukazzjoni twaqqaf fl-2015, li aktar tard inbidel f’Aġenzija u hija mmexxija minn Kap Eżekuttiv li taqa’ taħt is-Segretarju Permanenti fi ħdan il-Ministeru tal-Edukazzjoni.

Il-baġit allokat għall-2019 kien ta’ €2 miljun, madankollu l-Istitut irċieva biss €1,250,000 mill-Ministeru tal-Finanzi filwaqt li €109,640 ġew trasferiti direttament lil MEDE u għalhekk is-somma totali li rċieva dan l-Istitut kienet ta €1,359,640.

Il-bqija tal-fondi ma ngħatawx fuq l-argument li l-Istitut kien diġà f’pożizzjoni li jkopri l-livell ta’ attività kurrenti tiegħu.

L-istitut daħħal €164,117 fi dħul partikolament minn ħlas ta’ korsijiet u ammont ta’ flus ieħor mill-Erasmus. Għalhekk fl-2019, it-total għad-disposizzjoni tal-Istitut kienet ta’ €1,526,757 li minnhom inftefqu €703,941 u għalhekk kien hemm surplus ta’ €822,816.

Allowance tas-safar mhux imqassam tajjeb

F’kampjun li ttieħed, mill-safar li sar barra minn Malta matul l-2019, ħareġ li erbgħa minn ħames vjaġġi li saru  kien hemm nuqqas ta’ konformità mar-regolamenti li waslet biex dawn il-persuni jitħallsu iktar. Dawn in-nuqqasijiet jinkludu ikliet u akkomodazzjoni li ġew imħallsa mill-istitut jew mill-organizzaturi li ma tnaqqsux mill-ħlas li jingħataw f’assistenza kif ukoll ħlas ta’ lejl żejjed.

Rakkomandazzjoni

Il-manwal ta’ proċeduri dwar is-safar u t-trasport għandu jkun osservat dejjem u dan jirregola lill-uffiċjal li jivvjaġġa biex jinkorpora dak kollu li huwa intitolat għalih waqt li jkun qiegħed jivvjaġġa barra minn pajjiżu fuq xogħol uffiċjali. Żied li dawn il-flus għandhom jiġu ċċekkjati f’mod indipendenti sabiex ikun żgurat li dawn il-persuni niżlu l-ħlasijiet tajjeb. Intalab ukoll biex il-ħlasijiet żejda li ngħataw jiġu rritornati.

Kummenti tal-Amministrazzjoni

Fil-kummenti tagħhom dwar dawn il-ħlasijiet, l-amministrazzjoni qalet li tkellmet mal-persuni involuti u ħareġ li dawn id-diskrepanzi ħarġu min-nuqqas ta’ amministrazzjoni li kein hemm dak iż-żmien u mingħajr l-ebda mottiv ieħor.

Ġie spjegat li l-Kap Eżekuttiv u l-kap tal-Finanzi raw kull każ u ġie deċiż azzjoni dwaru. Ġie deċiż ukoll li l-Kap Eżekuttiv se jkun qiegħed japprova l-iskop tas-safar filwaqt li l-Kap tal-Finanzi se jkun qiegħed jassigura li l-assistenza li tingħata se tkun qed timxi mal-manwal ta’ proċeduri dwar is-safar u t-trasport qabel ma jkun approvat il-ħlas. Għal dan il-għan l-amministratur li jgħin lill-Kap tal-Finanzi se jkun qiegħed jingħata t-taħriġ neċessarju dwar dawn il-proċeduri.

Kwistjoni ta’ Konformità

Dħul ta’ ħlasijiet ta’ korsijiet fi flus kontanti

L-istitut jaċċetta ħlasijiet ta’ korsijiet fi flus kontanti u dan imur kontra l-policies tal-International Financial Reporting Standards li r-rapport finanzjarju tagħhom jiġi rapurtat kull sena. Ir-rapport tal-NAO qal li wara l-verifika li saret mill-uffiċċju tiegħu nstab li ċ-ċifra tad-dħul irrapurtata fl-2019 tammonta għal €99,018, 5% iktar minn dak irrapurtat. Huwa spjega li għalkemm din iċ-ċifra mhux kbira wieħed irid iżomm f’moħħu li jekk jiġu introdotti iktar korsijiet id-diskrepanza se tkun iktar sinjifikanti.

Rakkomandazzjoni

L-istitut irid jirrikonoxxi d-dħul kollu tiegħu f’mod iktar preċiż.

Kummenti tal-Amministrazzjoni

Id-dipartiment tal-Amministrazzjoni Ċentrali se jinforma lil-Kap tal-Finanzi b’kull bidu u tmiem tal-korsijiet kif ukoll l-akkreditazzjoni tiegħu. Dwar il-kwalifiki, l-Kap tal-Finanzi se jkun infurmat bid-dati tal-korsijiet li jibdew mill-1 ta’ Settembru sal-31 ta’ Awwissu.

Regolamenti tal-VAT mhux f’posthom

Fir-rapport tal-NAO ħareġ li ma ġewx provduti rċevuti fiskali minn tmien invoices li ġew preżentati dwar is-servizz tat-tindif u 12 oħra għal servizzi ta’ ospitalità. L-ammont dwar dawn il-ħlasijiet huwa ta’ €34,251. Ir-rapport kompla li l-istitut ma kien konxju dwar il-lista ta’ persuni li naqqsu milli joffru servizz li kellha tiġi preżentata lid-dipartiment tal-VAT.

Rakkomandazzjoni

L-accountants għandhom jassiguraw li jingħtaw irċevuta fiskali għas-servizzi li jkunu wettqu. Servizzi li huma eżentati mit-taxxa għandhom joffru dikjarazzjoni dwar dan. L-istitut għandu jirraporta każijiet fejn ma jingħatax servizz skont kif miftiehem.

Kummenti tal-Amministrazzjoni

Id-Dipartiment tal-Amministrazzjoni se jkun qed jinkludi l-proċeduri u jinforma lil dawk li jipprovdi servizz biex jagħtuhom irċevuta fiskali kull darba li jsir il-ħlas.

Id-Dipartiment tar-riżorsi umani se jkun qiegħed jinkludi klawżola fil-kuntratti futuri dwar is-servizzi li jingħataw.

Regolamenti dwar l-akkwist pubbliku mhux segwit b’mod strett

Mit-twaqqif tal-Istitut fl-2015, saru xogħlijiet ta’ rinovar sabiex l-ambjent li fih isiru l-lekċers ikun ambjent li jilqa’ lill-edukaturi. Matul l-2019, saru b’total ta’ €73,771 minn 19-il fornitur differenti.

L-eżerċizzju ta’ verifika żvela li wieħed mill-ħames fornituri fil-kampjun li mingħandu l-Istitut għamel ix-xiri tiegħu ngħata iktar minn €41,000 f’oġġetti u servizzi permezz ta’ diversi direct orders, billi l-kwotazzjonijiet inkisbu permezz ta’ email għal xogħlijiet individwali, f’perjodu ta’ ħames xhur.

Komplew li kien ikun iktar xieraq li kieku ħarġet offerta mid-dipartiment minħabba li x-xogħlijiet jaqbżu l-€10,000 kif inhu stabbilit mir-regolamenti dwar l-akkwist pubbliku(PPR).

Rakkomandazzjoni

Ix-xogħlijiet ta’ tisbiħ huma proġettati minn qabel għalhekk l-istitut huwa mħeġġeġ biex jippjana minn qabel joħroġ tenders u jirċivi l-prezzijiet skont ir-regolamenti dwar l-akkwist pubbliku.

Kummenti Amministrattivi

Fil-kummenti tagħhom l-amministrazzjoni qalet li ħafna xogħol kellu jsir f’qasir żmien minħabba l-korsijiet kellhom isiru fil-ħin. Żiedu li l-metodu adottat kien wieħed trasparenti u ma jmurx kontra l-PPR. L-istitut impjega manager dwar il-procurement u se jkun qiegħed jara li dawn ir-rakkomandazzjonijiet ikunu mħarsa.